Система Alfa
 

Управление договорной деятельностью

Основное предназначение Модуля Alfa-Contract Системы Alfa – автоматизация оперативного учета договоров, контроля за исполнением сторонами контрактных обязательств и других аспектов договорной деятельности предприятия. Alfa-Contract предоставляет для этого все необходимые инструменты, а тесная интеграция с другими Модулями и Подсистемами, входящими в Систему Alfa, позволяет вести учет хозяйственных операций в разрезе заключенных договоров.

Автоматизация ключевых бизнес-процессов

Ведение реестра договоров

Базовой функцией Alfa-Contract является ведение учета договоров и дополнительных соглашений к ним, причем Модуль позволяет работать с многосторонними контрактами (с неограниченным количеством сторон), а каждый контрагент может выполнять как одну, так и несколько ролей. Задание ролей в дальнейшем препятствуют некорректному вводу контрагентов при заполнении обязательств договора.

Работа с документами в рамках Системы Alfa ведется в соответствии с нормативными актами ГК РФ, и в то же время согласно внутренним стандартам предприятия. Так, при регистрации каждому договору присваивается идентификационный номер в соответствии с правилами, принятыми в компании, при этом параллельно может использоваться и нумерация, принятая у контрагента. Кроме того, при включении договора в Систему Alfa заносятся предмет договора, его детальная спецификация сумма, сроки действия, порядок расчетов по контракту, также определяются тип контракта, его состояние («формируется», «исполняется» и т.д.), график сдачи работ и/или план отгрузок.

Особое внимание уделено условиям возникновения, схемам начисления и размерам возможных штрафных санкций, связанных с невыполнением сторонами своих обязательств. Для контроля за исполнением договоров указывается информация о подразделениях-исполнителях. Если же практика предприятия предусматривает внесение дополнительной информации, не включенной в основную схему данных, то сотрудник компании может воспользоваться возможностью задания наборов дополнительных пользовательских атрибутов.

С помощью специально разработанного механизма Модуль Alfa-Contract позволяет отменять ранее согласованные условия, заменять их другими и добавлять новые, соответствующие положениям заключенных дополнительных соглашений. К таким условиям может относиться сумма, сроки и набор обязательств. При этом, Карточка договора в любой момент времени отражает его текущее состояние с учетом всех дополнительных соглашений и произведенных изменений.

Организация хранения договоров

Alfa-Contract хранит и предоставляет доступ ко всем прежним состояниям договора, списку дополнительных соглашений, включая реквизиты и внесенные изменения. Для этого в Модуле организована поддержка системы каталогов, дающая возможность хранения договоров в упорядоченной иерархической структуре согласно принятым на предприятии правилам. При этом количество каталогов, а также глубина их вложения друг в друга не ограничены. Дополнительными плюсами использования такой системы каталогов являются быстрый поиск необходимого документа и отображение в привычном Windows-интерфейсе.

Согласование и утверждение документов

Использование Сервиса управления деловыми процессами и документооборотом позволяет, в частности, организовать электронное визирование договоров, для этого настраивается маршрут следования документа, количество визирующих лиц и их функции. Причем до получения всех необходимых виз (если такая практика принята в компании) вся работа по исполнению контракта приостанавливается, а после согласования документа все обязательства, имеющиеся в нем, автоматически переводятся в состояние «Согласовано», в этот момент они вступают в силу и становятся доступны для исполнения. После подписания и согласования договора всеми сторонами-участниками и наступления сроков действия контракт может быть переведен в состояние «Исполняется».

Планирование и контроль за исполнением договорных обязательств

Каждое обязательство, указанное при регистрации договора, отражает действие, которое должна выполнить одна сторона договора по отношению к другой, при этом Модулем поддерживается деление обязательств на материальные и финансовые. В частности, с договором о поставке может быть связан набор обязательств со спецификациями, в которых указывается перечень товарно-материальных ценностей и график их поставок, а с договором подряда - перечень работ с указанием внутреннего исполнителя и график сдачи работ заказчику. Кроме того, с каждым из перечисленных контрактов связан набор финансовых обязательств, включающих графики оплаты.

По желанию пользователя обязательства могут быть объединены в цепочки с различными условиями выполнения, например, в случае выполнения одного условия (поставить товар в определенные сроки) вступает в силу другое (произвести оплату), штрафными санкциями (если не исполняется одно обязательство, то возникает дополнительное). Причем в Модуль заложена возможность задания как абсолютных сроков выполнения обязательства (на конкретную дату или период времени), так и относительных (оплатить через 5 дней после поставки).

После занесения в Систему данных о договорах и связанных с ними обязательствах передаются из Alfa-Contract в Alfa-Budget, где на их основе уже строятся планы по бюджету движения денежных средств. Переход обязательств в состояние «Исполнено» делается на основании первичных документов, оформленных в Подсистеме управления логистикой и Модуле Alfa-Payment, причем обязательство считается выполненным только в том случае, если к нему привязывается один или несколько документов на общую сумму, не меньшую суммы данного обязательства. В дальнейшем сведения об исполнении обязательств передаются в Модуль управления бюджетами предприятия (Alfa-Budget). Благодаря единой схеме данных и гибкой системе справочников, доступ к данной информации может осуществляться как из самого Alfa-Contract, так и из других Модулей Системы Alfa.

Для удобства пользователей в Alfa-Contract включена возможность предварительного оформления плановых документов первичного документооборота на основе информации о договорных обязательствах.

Оформление документов в различных валютах

Поскольку Alfa-Contact пользуется общими для всей Системы данными о валютах и курсах, каждый договор может рассчитываться в собственной валюте. Допустима также ситуация, когда денежная единица, используемая для планирования и выполнения обязательств, не совпадает с валютой договора. В этом случае Система автоматически приводит все валюте договора. Все цены и суммы сохраняются в базе данных в трех валютах - национальной, расчетной и валюте документа, что позволяет в любой момент получать нужные отчеты без длительных процедур пересчета, а также дает возможность оценить курсовые разницы, полученные в результате колебаний курсов валют.

Построение графиков

На основе договорных обязательств можно строить графики поставок, отгрузок и платежей. Они могут быть привязаны как к отдельному договору, так и к отдельному контрагенту. Эта возможность Системы Alfa позволяет в комплексе оценить текущую ситуацию и заблаговременно предпринять необходимые меры для ее исправления или снижения негативных последствий.

Формирование отчетности

В Модуль Alfa-Contract включена возможность формирования целого ряда стандартных отчетов.

  • Об ожидаемых поступлениях и выбытиях - в отчете собирается информация о предстоящих платежах различным контрагентам и планируемых поступлениях на основании договорных обязательств.
  • О предстоящих поставках и отгрузках - аналогичен предыдущему, но в нем отражаются данные о взаимоотношениях с партнерами.
  • О просроченных обязательствах - здесь консолидируется информация о просроченных обязательствах по поставкам и платежам.
  • О взаиморасчетах с контрагентами - в данном отчете отражается текущее состояние расчетов со всеми контрагентами компании. Он позволяет оценить такие показатели, как суммы плановой и фактической дебиторской и кредиторской задолженностей, а также фактическое исполнение обязательств сторонами. Часто такой отчет формируется не только для компании в целом, но и по каждому конкретному договору для всех участвующих в нем сторон.

Помимо стандартных Alfa-Contract включает также возможность создания дополнительных, пользовательских, отчетов с возможностью группировки и фильтрации, а также вывода на печать.

Читайте о нас
Информация