Система Alfa
 

Управление документооборотом (Alfa-eOffice)

Управление документооборотом > Возможности

«Система Alfa/ Управление Документооборотом» – решение на базе Системы Alfa, которое обеспечивает процессы управления документами в течение всего их жизненного цикла: от создания проекта документа до его архивирования; позволяет контролировать исполнительскую дисциплину, гибко разграничивать доступ пользователей к документам. Использование решения упрощает работу с документами и сокращает время их обработки, повышает эффективность делопроизводственных бизнес-процессов и позволяет свести к минимуму использование бумажных документов внутри предприятия.

Конфигурирование среды

Единая база организаций и контактных лиц

Одним из элементов эффективного управления документооборотом является использование единых системных и пользовательских справочников для ввода структурированной информации.

Для хранения данных об организациях, с которыми предприятие обменивается корреспонденцией, предназначен справочник «Организации». Элементы справочника можно объединять в произвольные группы, выстроенные в иерархическую структуру. В карточке организации пользователь может просмотреть все входящие и исходящие документы, связанные с ней.

Справочник «Персоны» хранит как список ответственных лиц предприятия, имеющих право обрабатывать документы, так и перечень контактных лиц организаций-корреспондентов.

Кабинет - виртуальное рабочее место

Работа пользователей в Alfa-eOffice организована при помощи кабинетов, разграничивающих права доступа и должностные обязанности сотрудников. Кабинет - это виртуальное рабочее место, предоставляющее удобные инструменты для работы с документами и поручениями. В одном кабинете может быть несколько сотрудников, а у одного сотрудника может быть несколько кабинетов. Группировка документов по категориям организована при помощи иерархического классификатора с настраиваемой структурой. Все документы, адресованные сотруднику для ознакомления, согласования, исполнения и т.д. поступают в его кабинет и распределяются по соответствующим папкам.

Встроенная система оповещений информирует владельца кабинета о поступлении новых документов и поручений.

Классификация документов

Весь спектр документов на предприятии делится на определенные категории - типы документов. Решение Alfa-eOffice дает возможность создавать собственные типы документов и задавать правила работы с документами данного типа. Использование классификации документов позволяет применять шаблоны для облегчения создания документов и гибкой настройки их содержания.

Управление документами

  • Ведение единой картотеки документов с возможностью настройки дополнительных атрибутов
  • Хранение вложенных файлов любых форматов
  • Установление взаимосвязи документов
  • Развитые возможности поиска с использованием сложных поисковых запросов
  • Контроль жизненного цикла документов
  • Поддержка механизмов передачи документов согласно принятой структуре управления, в т.ч. на резолюции, исполнение, ознакомление и т.д.

Ведение единой картотеки документов

Базовой функцией Alfa-eOffice является ведение единой картотеки всех документов предприятия, в которой документы логически сгруппированы по папкам. Возможность создания и настройки иерархических классификаторов неограниченной вложенности позволяет группировать документы согласно принятым на предприятии правилам. При этом каждый документ может быть привязан к нескольким классификаторам.

При регистрации документа в системе создается регистрационная карточка (РК), которая содержит полный набор реквизитов в соответствии со стандартами российского делопроизводства. РК может быть расширена произвольным количеством самых разнообразных атрибутов, что позволяет учесть все нюансы документооборота предприятия. Кроме того, в случае необходимости любой атрибут может быть назначен обязательным к заполнению.

Нумерация документов в системе гибко настраивается, что позволяет автоматически генерировать номера документов в соответствии со стандартами, принятыми на предприятии.

Хранение вложенных файлов

К регистрационной карточке документа могут быть прикреплены файлы любых форматов (текстовые, графические и др.), пользователи могут просматривать и редактировать их.

Решение позволяет запускать сканирование бумажного документа непосредственно из РК и сохранять отсканированную копию в качестве вложения.

Установление взаимосвязи документов

Документ, зарегистрированный в системе, может быть связан с другим документом с указанием типа связи: исходящий с входящим, документ с проектом документа и т.д. Таким образом, система дает возможность отслеживать всю совокупность связанных между собой документов и обеспечивает удобство работы с ними. Так, из карточки одного документа можно перейти в карточку другого, связанного с ним, документа.

Контроль жизненного цикла документов

Все документы, циркулирующие на предприятии, имеют свой жизненный цикл, состоящий из нескольких стадий. В решении Alfa-eOffice стадиям жизненного цикла соответствуют состояния документа: от его формирования и исполнения до списания в дело и передачи в архив. Перечень состояний документа не ограничивается и может быть любым в соответствии с регламентом документооборота конкретного предприятия. Каждому типу документа может соответствовать свой перечень состояний. При изменении состояния система проверяет информацию в карточке документа на полноту и корректность.

Об изменении состояний документов пользователи получают оповещение по e-mail и средствами системы.

Развитые возможности поиска с использованием сложных поисковых запросов

Решение предоставляет возможности многокритериального поиска документов, поручений или проектов документа. Возможен поиск по любым реквизитам и атрибутам документа и их сочетаниям. Созданные настройки поисковых запросов могут быть сохранены в виде шаблона и использованы в дальнейшем.

Поддержка механизмов передачи документов согласно принятой структуре управления

Использование решения Alfa-eOffice переводит на качественно новый уровень взаимодействие между руководителями и сотрудниками предприятия за счет поддержки механизмов передачи документов внутри организации между кабинетами пользователей. Информация обо всех операциях с документом фиксируется в регистрационной карточке с указанием даты и времени передачи, что дает возможность в любой момент получить достоверные данные о том, у кого и сколько времени находится документ.

Создание и контроль исполнения поручений

Решение Alfa-eOffice предоставляет возможность формирования различных видов поручений по документу с указанием исполнителей, соисполнителей, контролеров, приоритетов и сроков. Поручения могут быть выданы как на основании документа, так и на основании другого поручения (связанные поручения). После ввода поручений документы автоматически пересылаются в кабинеты исполнителей и контролера, а на электронный адрес исполнителя отправляется сообщение о необходимости выполнить поручение. Исполнитель, в свою очередь, должен ознакомиться с полученным документом и по выполнении задачи проставить отметку об исполнении с указанием фактической даты или внесением замечаний по поручению. В карточке документа отражается вся информация о ходе выполнения поручений. Принимать решение о выполненной работе и закрывать созданное поручение могут автор или назначенный контролёр.

Одним из инструментов контроля исполнительской дисциплины является система оповещений, которая информирует о различных значимых событиях: назначении поручения, изменении или приближении срока его исполнения, об изменении состояний, аннулировании поручения и т.д.

Для входящих документов, находящихся на рассмотрении у руководителя, применяется механизм создания, принятия и закрытия резолюций. Лист резолюций по документу может быть выведен на печать.

Согласование и утверждение проектов документов

Работа с внутренними и исходящими документами в Alfa-eOffice может начинаться с создания проекта документа. Инициатор определяет список визирующих лиц, устанавливает им сроки на принятие решения и запускает процесс согласования.

Визирующие лица, получив поручение на согласование, принимают решение по проекту приказа - «Согласовано» или «Не согласовано». Визирующий может делегировать свои полномочия по согласованию проекта и возложить ответственность за принятие решений в ходе согласования на конкретное лицо согласно организационной структуре предприятия.

В случае если проект не согласован хотя бы одним из визирующих лиц, инициатору необходимо внести необходимые изменения в проект, создать новую версию документа и отправить проект на повторное согласование. Система хранит все редакции проекта, что позволяет в случае необходимости вернуться к одной из предыдущих версий. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. При этом только одна версия документа будет актуальной. Цикличность согласования проекта не ограничена.

После утверждения проекта всеми визирующими лицами карточка проекта закрывается. На основании согласованного и утвержденного проекта документа в системе регистрируется исходящий или внутренний документ.

Построение отчетности

В решение Alfa-eOffice включена возможность формирования типовых отчетов, отображающих информацию о ходе и результатах работы с документами и поручениями по конкретным пользователям или подразделениям. Кроме того, могут быть настроены произвольные пользовательские отчеты с возможностью группировки и фильтрации. Сформированные отчеты могут быть экспортированы в различные форматы и выведены на печать.


Читайте о нас
Информация