Обуховский завод ведет электронный документооборот с помощью Системы Alfa

07.03.2013

Компания «Информконтакт» завершила автоматизацию документооборота в ОАО «ГОЗ Обуховский завод». Была решена ключевая задача проекта - предприятие перешло на безбумажный механизм согласования основных документов.

На Обуховском заводе ежемесячно согласовывается около 1000 документов. И каждый документ должны завизировать 5-7 согласующих сотрудников. По регламенту срок согласования документов не должен превышать 5 рабочих дней.  Но если ответственный сотрудник в командировке, отпуске или заболел, то срок согласования бумажных документов растягивался до нескольких недель или был вообще сложно прогнозируемым. Это негативно сказывалось на скорости управленческих и производственных процессов и, в конечном счете, на имидже предприятия в целом.

Поскольку на Обуховском заводе уже идет внедрение  ERP-системы Alfa, то для автоматизации документооборота логично было использовать решение Alfa-eOffice, имеющее возможности гибкой настройки и полностью интегрированное с остальными компонентами системы.

В ходе проекта был внедрён стандартный функционал: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, хранение их электронных образов, построение вариативных маршрутов согласования, создание и контроль поручений. Однако отдельно следует отметить следующие возможности:

• Замещение. В случае отсутствия на рабочем месте руководителя принять решение и завизировать документ может его заместитель согласно организационной структуре предприятия.
• Исполнительская дисциплина. Система позволяет создавать поручения по любому документу и контролировать их исполнение. В любой момент времени можно получать актуальную информацию как о движении документов в организации, так и о ходе исполнения поручений.
• Взаимосвязь документов. Пользователь может видеть все связанные с конкретным бизнес-процессом документы, без их поиска в различных реестрах.
• Оповещения. При выполнении действия с поручением документ автоматически перемещается к следующим исполнителям, а система уведомляет авторов и контролеров, имеющих отношение к данному поручению.

В результате внедрения системы электронного документооборота на Обуховском заводе теперь подписываются только финальные версии бумажных документов и, согласно требованиям законодательства, документы обязательной отчетности. В целом по предприятию серьёзно сократилось время обработки документов, существенно повысилась эффективность работы сотрудников и выросла достоверность обрабатываемых данных. Всего в новой системе работают 300 пользователей.

ОАО «ГОЗ Обуховский завод» - одно из ведущих предприятий военно-промышленного комплекса страны. Наряду с выпуском гражданской продукции, в интересах атомной энергетики, гражданского судостроения и других отраслей промышленности, предприятие специализируется на проектировании, изготовлении, монтаже и обслуживании в эксплуатации различного рода систем вооружений и военной техники для нужд Министерства обороны РФ.