Что дает предприятию электронное визирование кадровых документов

22.12.2016

Бюрократические проволочки – это всегда нервы, время, деньги, … в общем, головная боль всех участников процесса.

Каждый лечит свою головную боль по-своему, а ФГУП «ПСЗ» решает значительную часть бюрократических проблем с помощью Системы Alfa.

В рамках проекта по созданию системы управления персоналом ФГУП «ПСЗ» была решена задача обеспечения электронного визирования документов по управлению персоналом, сформированных в Alfa-HRMS.

Главной предпосылкой для использования электронного визирования в Alfa-HRMS было длительное согласование распечатанных приказов (распоряжений) по персоналу визирующими лицами, что, в свою очередь, нередко приводило к несвоевременному исполнению документа. А если не вовремя подписаны, например,  приказы на доплату за увеличение объема работы, то возможна задержка положенной выплаты сотруднику и, как следствие,  ненужные «трения» в трудовом коллективе.

Кроме того, организация логистики визирования, отслеживание текущего статуса, контроль сохранности и конфиденциальности документа требовали немалых временных затрат специалиста, обеспечивающего прохождение приказа по всей цепочке согласования. При этом продолжительность визирования бумажного документа находилась в прямой зависимости от количества согласующих (как правило, это непосредственный руководитель, руководитель подразделения, юрист, специалист отдела труда, специалист отдела кадров), т.к. на каждого из них, с учетом естественной миграции документов в пачках для подписи, приходилось по два рабочих дня.

С Alfa-HRMS все стало проще. В момент создания приказа автоматически формируется необходимый набор визирующих лиц. После заполнения атрибутов приказа он передается на согласование, а участвующие в листе визирования пользователи мгновенно видят переданный на согласование приказ на своем рабочем месте (а при желании – и в своей электронной почте).

В течение месяца электронное визирование было настроено, запущено и отлажено на пилотных видах приказов. Сейчас новые виды приказов подключаются к электронному визированию за один день.

Непосредственно процесс визирования приказов оценили и сами визирующие – простой и удобный интерфейс, незамедлительная реакция на возврат исполнителю документа, получившего отрицательную визу, возможность отследить текущий статус, срок согласования пользователем, а также список тех сотрудников, у которых приказ «завис» на визировании.

Внедрение в ФГУП «ПСЗ» электронного визирования приказов в Alfa-HRMS позволило: сократить сроки согласования документов в среднем до 2 дней; исключить риски, связанные с потерей документа, внесением в него изменений на этапе согласования, утечкой конфиденциальной информации, связанной с физическим перемещением согласуемых «на бумаге» документов.