Система Alfa
 

Три шага к синхронному управлению закупками и производством на ФГУП «ПСЗ»

21.04.2017

ФГУП «Приборостроительный завод», как и любое производственное предприятие – это живой организм, где даже в действующих договорах на выпуск продукции могут происходить корректировки, вызывающие изменение объёма и характеристик материалов, закупаемых для выпуска изделий.

Такие условия работы доставляют немало проблем службе закупок предприятия. А федеральные законы, регулирующие закупочную деятельность, еще больше сужают возможности для обеспечения срочных поставок под изменившиеся нужды производства. При этом экономика предприятия требует от службы закупок оптимально использовать складские запасы и снижать затраты на приобретение материалов.

Как минимизировать последствия изменений не в ущерб качеству закупаемых МТР и без нарушения сроков поставок? Решение такой задачи возможно только за счет синхронизации производственной системы, формирующей потребность в МТР, и системы управления закупками, позволяющей наилучшим образом обеспечить эту потребность и оперативно реагировать на изменения.

ФГУП "ПСЗ" для этих целей использовал возможности Системы Alfa.

Первый шаг – построение фундамента

Чтобы эффективно управлять закупками нужно, как минимум, обеспечить выполнение следующих принципов:

  1. Обоснованность – каждая закупка осуществляется только под сформированную потребность.
  2. Прослеживаемость – возможность на любой стадии закупки видеть, под какую позицию потребности, производственного заказа приобретается материал, и на каком этапе исполнения находится закупка.

В соответствии с первым принципом Система Alfa не позволит оформить документ на закупку без наличия потребности в материалах или утвержденной заявки, сформированной вручную. Второй же принцип реализуется за счет связей между позициями документов (заявка, запрос поставщику, закупочная процедура, приходная накладная и др.), позволяющих сделать прозрачным весь процесс обеспечения:

Рисунок 1. Связь между документами системы управления закупок

Одна только реализация этих принципов в системе уже позволяет сократить внеплановые закупки, обеспечить целевое расходование материалов и более точное исполнение сроков поставок.

Однако необходимо учитывать большой пласт проблем, связанных с постоянным изменением потребности: запускаются новые заказы в производстве, изменяются сроки выпуска в рамках существующих заказов, выполняется перераспределение производственных мощностей, корректируются нормы и т.д. Все эти события генерируют появление новой потребности, изменение объема или полную отмену заявок по отдельным материалам. Немного особняком стоит необходимость динамического перераспределения потребности между производственными заказами при изменении приоритетов (без номенклатурно-количественных изменений), чтобы в любой момент закупки иметь актуальную информацию, подо что эта закупка производится.

Соответственно, система закупок должна своевременно реагировать на изменения, минимизировать их последствия, обеспечивая сокращение затрат на приобретение материалов под отмененную потребность. А значит – работать в едином ритме с системой управления производством.

Второй шаг – Взаимодействие

Одной из важных составляющих успеха проекта по внедрению управления закупками на ФГУП "ПСЗ" стало обеспечение взаимодействия с производственной системой, действующей на предприятии. Для обмена сведениями о необходимых материалах совместно со специалистами предприятия был проработан порядок автоматического обмена информацией и настроен шлюз, позволяющий получать в систему управления закупками данные о номенклатурном перечне, характеристиках и количестве требуемых ресурсов, прослеживать связь заявленных материалов с конкретным производственным заказом. Данный шлюз позволил объединить производственную систему и систему управления закупками в единое информационное поле.

Важной для дальнейшей работы особенностью шлюза является обеспечение версионности хранения данных, а значит, можно легко провести анализ изменений после перерасчета производственной программы.

Рисунок 2. Объект "Потребность в МТР"

Особое внимание было уделено оптимизации производительности, поскольку объём передаваемых данных измеряется сотнями тысяч записей, и без достаточной скорости обмена данными добиться поставленной цели было бы просто невозможно.

Третий шаг – система быстрого реагирования

Созданная система "быстрого реагирования" после перерасчета производственной программы должна обработать изменения, внести соответствующие корректировки в заявки и годовой план закупок с учетом стадии исполнения изменяемой позиции.

В соответствии с Единым отраслевым стандартом закупок госкорпорации "Росатом"  исполнение заявки на ФГУП "ПСЗ" происходит по следующим этапам:

  • согласование заявки (только для заявок, сформированных вручную, не требуется для автоматически сформированной потребности производства в материалах)
  • включение в годовой план закупок (ГПЗ) предприятия
  • проведение закупочной процедуры, заключение договора
  • оформление товарных документов по движению материалов.

Если исполнение потребности находится на стадии внутреннего прохождения (на первых двух этапах), то заявка и строка ГПЗ могут быть откорректированы. А вот если заявка находится на внешней стадии исполнения, когда она уже включена в проводимую закупочную процедуру или заключенный договор с поставщиком, то тут и возникают основные вопросы.

Несмотря на то, что перечень возможных ситуаций достаточно большой (появление новых позиций, замена номенклатуры, изменение сроков, целевого назначения и т.д.), система сводит их всего к двум состояниям – увеличение или уменьшение потребности по конкретной номенклатурной позиции.

При увеличении потребности разница может быть включена в новую закупку. Если потребность уменьшилась, а отменить или откорректировать закупку уже нельзя, то на уменьшаемое количество формируется заявка на "пополнение централизованного запаса" – особый вид заявки, означающий, что закупка выполняется под ранее существовавшую потребность, необходимость в которой отпала.

В дальнейшем при появлении новой потребности по материалу количество "запаса" в данных заявках автоматически уменьшается на разницу между новой и ранее заявленной потребностью.

Созданная в результате совместных усилий консультантов Системы Alfa и специалистов ФГУП "ПСЗ"  информационная система позволяет:

  • оперативно обрабатывать десятки тысяч позиций потребности;
  • высвободить время сотрудников службы закупок, затрачиваемое на анализ изменений;
  • уменьшить влияние человеческого фактора;
  • улучшить качество исполнения заявок на закупки;
  • сократить расходы на приобретение сырья и материалов.


Заместитель начальника Департамента корпоративных проектов
ЗАО «Компания Информконтакт»
Шипачев В.И.


 
< предыдущая   | к началу | следующая >  

Читайте о нас
Информация